Voor de opvolging van vergunningen voorziet Eaglebe de mogelijkheid om meldingen te maken van incidenten die van hieruit verder kunnen opgevolgd en behandeld worden. In het verleden was er deze mogelijkheid via ‘overtredingen’, maar we kozen er nu voor een apart menu te maken om dit verder te beheren. Bij het aanmelden in Eaglebe komt u terecht in het vertrouwde dashboard-welkomscherm. Links op het scherm zal u zien dat het menu ‘Incidenten’ werd bijgevoegd. Dit artikel licht toe hoe incidenten aangemaakt kunnen worden en hoe de verdere opvolging verloopt. 


Back-office


Onder het menu ‘Incidenten’ zal er een overzicht gegeven worden van alle vergunningen waar een incident op gemeld werd. Een incident kan een overtreding, opmerking of vaststelling zijn die je als gemeente-medewerker of andere bevoegde dienst hebt vastgesteld. 


Voorbeelden van incidenten zijn:

  • De vergunde periode al is afgelopen
  • De aanvraag werd nog niet goedgekeurd
  • De aanvraag beschadigt het openbare domein


Hoe kan je een incident melden? 


Je zal zien dat er bij het verwerkingsproces een extra tabblad werd toegevoegd: 


In dit tabblad krijg je de mogelijkheid een incident te melden op de vergunning waarbinnen je je momenteel bevindt, en dit tijdens elk moment van het vergunningsproces. Naast een beschrijving kan je ook kiezen welke mate van prioriteit je wilt meegeven aan het incident. 


Vergeet zeker niet de diskette aan te klikken zodat jouw incident bewaard wordt!


Overzicht


Bij het klikken op het menu Incidenten, kom je terecht op een pagina die een overzicht geeft van alle gemelde incidenten. Van daaruit kan je navigeren naar een bepaald Incident, zodoende dat je meer details of informatie over een incident kan bekomen.


Wanneer je doorklikt op een incident, zal je terechtkomen op de volgende pagina:


Hier zal je de verdere opvolging van een incident kunnen beheren. Je krijgt met andere woorden een overzicht van de vergunning waarop het incident gemeld werd en of er al dan niet adviezen, notities en documenten werden toegevoegd aan de vergunning. 

Belangrijk is vooral dat je hier de status kan zien en aanpassen van de opvolging van een incident. Daarnaast kan er ook een opvolgdocument gegenereerd worden dat je kan toevoegen als template bij: Beheer => Documenten en vervolgens kan uploaden onder ‘Incident’.


Taakopvolging


Om ervoor te zorgen dat een bepaalde afdeling de incidenten zal behandelen, kan je in de back-office bij Beheer => Organisatie een extra optie ‘Incidenten’ zien, waarbij je de desbetreffende afdeling kan selecteren. Op die manier zal de taak Opvolging naar iemand binnen die afdeling toegewezen worden. 


Indien je bij deze taak ook een mailtje wilt ontvangen, kan je dit aanzetten zoals uitgelegd in dit artikel


Gebruikt jouw bestuur onze Mobile APP? Lees dan ook zeker deze handleiding aangezien er bij jullie nog extra mogelijkheden zijn!