Via deze integratie wordt het mogelijk om rechtstreeks uit Eaglebe nieuwe agendapunten aan te maken binnen Notula, het notuleringspakket van Green Valley. Dit is een aparte module en hiervoor dient er contact opgenomen te worden met het Eaglebe-team en Green Valley.


INHOUDSOPGAVE


1    Werking

1.1    Agendapunt aanmaken

Wanneer een dossier IOD of een Evenement zich in de Autorisatie fase bevindt binnen Eaglebe, kan de medewerker kiezen om dit rechtstreeks goed te keuren of om eerst een agendapunt aan te maken voor dit dossier binnen Notula. Deze keuze gebeurd via het tabblad 'Autorisatie'.



Wanneer een nieuw agendapunt wordt aangemaakt zal Eaglebe een pop-up weergeven ter bevestiging met hierin de referentie van het agendapunt binnen Notula. Naast de Eaglebe status zal ook een blauw duimspijker-icoontje verschijnen om aan te duiden dat dit dossier genotuleerd werd.


Het agendapunt komt binnen in Notula als concept, en kan je makkelijk vinden onder ‘Externe concepten’



1.2    Opbouw concept

Elk nieuw concept wordt aangemaakt op naam van de ingestelde standaard auteur (zie hoofdstuk 2, Instellingen). De titel van het concept wordt automatisch opgebouwd op basis van volgend formaat, afhankelijk van de dossiersoort: 

  • IOD: EaglebeID - Opmerking aanvrager - Periode
  • Evenement: EaglebeID - Naam Evenement - Periode


Daarnaast wordt ook alle onderstaande info overgenomen uit Eaglebe. Deze is terug te vinden in Notula onder 'Motivering - Argumentatie':

  • Naam Evenement of Opmerking aanvrager (in geval van IOD)

  • Periode

  • Beschrijving

  • Naam aanvrager



Ook de bijlagen horende bij het Eaglebe dossier worden toegevoegd aan het concept. Automatisch zullen alle bijlagen worden toegevoegd die werden aangemaakt door Eaglebe zelf (aangeduid met een vinkje binnen Eaglebe). Deze komen in Notula terecht onder 'Bijlagen'.


 

Andere bijlagen kunnen ook worden toegevoegd indien nodig. Dit kan vanuit het tabblad 'Documenten' waar je de gewenste bijlagen kan selecteren en deze kan toevoegen aan het concept via de knop 'Agendapunt'.



Ook de binnen Eaglebe gegeven adviezen worden toegevoegd aan het concept. Deze komen in Notula terecht onder 'Adviezen ingewonnen buiten het systeem'. 



1.3    Afronden dossier

Wanneer het agendapunt na de zitting gesloten wordt, verandert de kleur van het duimspijker-icoontje binnen Eaglebe van blauw naar groen.


Indien de goedkeuring niet via Notula wordt verzonden, moet je het dossier vanuit Eaglebe nog goed- of afkeuren. In geval van goedkeuring, kan je de nodige documenten en vergunningen selecteren die verzonden moeten worden naar de aanvrager.


Let op: documenten aangemaakt binnen Notula worden niet automatisch terug gekoppeld naar Eaglebe. Indien nodig kan je deze downloaden uit Notula en daarna importeren binnen Eaglebe via het tabblad 'Documenten'. Hierop zullen deze ook beschikbaar zijn om mee te sturen naar de aanvrager bij goedkeuring.


2    Instellingen

Om deze module te activeren dien je contact op te nemen met je contactpersoon voor Eaglebe en Notula. Deze kunnen je voorzien van een offerte op maat. Wanneer deze integratie is aangekocht moet deze eerst worden geactiveerd. We geven zeker een seintje eens deze activatie is voltooid. 


Eens de integratie werd geactiveerd, moet er enkel nog een standaard auteur worden toegevoegd binnen de Eaglebe backoffice. Dit kan via het menu 'Beheer - Integraties - Notulering'.


Dit is de gebruikersnaam van de auteur die het agendapunt zal aanmaken, en moet overeenkomen met een gebruikersnaam binnen uw Notula-omgeving. Er wordt aangeraden hiervoor een nieuwe generieke gebruiker aan te maken bij Notula of de gebruikersnaam van de verantwoordelijke te gebruiken.