INHOUDSOPGAVE


------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Voor de training

Wat moeten jullie als bestuur aanleveren voor de configuratie van het Eaglebe platform en wat zijn de belangrijkste vragen?


GIPOD Authenticatie document

Voor de koppeling tussen Eaglebe en GIPOD is dit authenticatie document nodig per lokaal bestuur. Dit document moet aan ons bezorgd worden en wij bezorgen dit aan Informatie Vlaanderen. Het document zelf kan u terugvinden in de Opstart mail. 

 

Voorbeeld - Vergunningsdocument

Het is aangeraden om een voorbeeld aan Merkator mee te geven van de huidige, gebruikte vergunningsdocumenten. Op deze manier kunnen deze reeds omgezet worden tot vergunningssjablonen (‘templates’) die binnen Eaglebe gebruikt worden. Hierbij kunnen aanpassingen nodig zijn afhankelijk van de gewenste informatie. 


 De gebruikte templates zijn volledig in het beheer van het lokaal bestuur, deze kunnen dan ook later aangepast of nieuw aangemaakt worden met opmaak naar keuze (vergunning, bewonersbrief, factuur, …).   

 

Aan te vragen Inname Types

Welke inname types zijn beschikbaar voor de aanvrager (container, speelstraat, wielerwedstrijd, …)? Binnen Eaglebe is het immers mogelijk eigen inname types aan te maken en deze te koppelen aan een eigen afdeling, aanvraagperiode, helptekst, … Deze kunnen overgenomen worden in lijn van de huidige aanvraag mogelijkheden en  zijn later steeds aan te passen.
 

Configuratie van diensten en gebruikers

De nodige afdelingen en gebruikers dienen ingesteld te worden met hun specifieke rechten en rollen (wat welke gebruiker kan/mag en moet doen). De instellingen van de afdelingen en gebruikers zijn in eigen beheer en kunnen altijd worden aangepast naargelang de noodzaak. Op basis van deze settings zal Eaglebe taken gaan dispatchen aan de juiste gebruikers. Deze instellingen kunnen reeds op orde gebracht worden in de testomgeving om de werking te ontdekken. Let er wel op dat gebruikers achteraf ook toegevoegd dienen te worden binnen de ‘live’ omgeving en dus nogmaals een, eventueel identiek, account dienen aan te maken (vermits deze databases van de test/beta en echte/live omgeving gescheiden zijn). 


Retributie en automatische prijsberekening

Het huidige retributiereglement moet ingesteld worden binnen Eaglebe. Indien nodig kan het huidige retributiereglement aangepast worden, conform de mogelijkheden binnen Eaglebe. Wanneer er sprake is van een relatief eenvoudig retributiereglement (op basis van periode, oppervlakte en een dagtarief) kan dit perfect geïntegreerd worden binnen het platform. Een manuele overschrijving van de berekende bedragen is steeds mogelijk. De automatische prijsberekening is volledig in eigen handen. 

 

Hoe al deze zaken ingesteld kunnen worden kan u terugvinden onder het Menu ‘Beheer’ op onze Helpdesk.


Training

De training van het Eaglebe Smart City Platform is typisch bedoeld voor 3 à 4 key-gebruikers. Niet elke gebruiker moet de hele training meemaken, deeltijdse gebruikers kunnen snel intern worden opgeleid hoe bijvoorbeeld advies te geven. De training zullen we geven op de browser Google Chrome, aangezien dat die browser het beste de webapplicatie ondersteund!

 

De initiële training neemt zo'n 3-4 uur in beslag, waarbij het hele vergunningsproces doorlopen wordt (van aanvraag tot goedkeuring) en de nodige instellingen specifiek voor het bestuur op punt worden gezet. De training vindt plaats binnen de testomgeving (https://beta.app.eaglebe.com) van het Eaglebe platform. Binnen deze omgeving kunnen de gebruikers de software beter leren kennen en ook alle settings grondig testen. Alle aanvragen worden gekoppeld met de GIPOD test omgeving, waardoor deze GIPOD niet zullen ‘vervuilen’. Indien gewenst kan alvorens de training reeds toegang verleend worden tot deze testomgeving voor een voorafgaande verkenning van de software.

 

Bijkomende trainingsmomenten zijn mogelijk, al zijn deze tegen betaling. 


In productie gaan met Eaglebe

Na de training voorziet Eaglebe 2 weken Golden Support, gedurende wij jullie bijstaan in de opstart van de productieomgeving (https://app.eaglebe.com). Deze omgeving is rechtstreeks gekoppeld met GIPOD en bedoeld voor de effectieve aanvragen. Om dit te initialiseren zal het aanvraagformulier opengesteld worden naar de aanvrager toe. Aanvragen kunnen vanaf dit moment binnenkomen en volledig verwerkt worden binnen Eaglebe. 

 

Wat moet hiervoor nog gebeuren:

 

  • Er moet een melding gemaakt worden naar Merkator toe zodanig wij het externe gebruik kunnen faciliteren. Reken hiervoor op 1 dag tijd (ruim gerekend).
  • Het Eaglebe platform moet gecommuniceerd worden naar de burger toe, zodat deze op de hoogte is van de nieuwe aanvraagprocedure. Voorbeelden voor deze communicatie vind je hieronder.
  • Het aanvraagformulier moet op de website geplaatst worden. De website dient ook aangepast te worden aan de nieuwe Eaglebe workflow. 
  •  Voorzie ook een webpagina met algemene voorwaarden en contactgegevens. Hiernaar zal gelinkt worden binnen het aanvraagformulier en in de mails. Deze links dienen ingesteld te worden in het Beheer van Eaglebe.


Website aanpassen

Je gaat van start met Eaglebe maar wil dit op een duidelijke manier communiceren naar de burger?

Hiervoor is natuurlijk aan aanpassing nodig van de website. Op de website van je gemeentebestuur staat vandaag de "oude" aanvraagmethode uitgelegd. Deze pagina's moet je vernieuwen om de nieuwe aanvraagmethode uit te leggen: via Eaglebe. Maar wat moet er nu juist op deze pagina staan? Dit is natuurlijk een eigen beslissing van het gemeentebestuur maar er kan steeds verwezen worden naar een aantal pijlers:

 

  • Wat is een inname openbaar domein?
  • Hoe moet deze gebeuren?
  • Wat gaat dit kosten?
  • Signalisatie
  • Bijkomende info

 

Om enkele 'real life' voorbeelden te bekijken verwijzen we naar de volgende steden en gemeenten: Aalst, Oostende, Lennik

 

Wat is een inname openbaar domein?

 

Hier komt een korte beschrijving van wat een inname openbaar domein inhoudelijk is, in welke situatie deze moet worden aangevraagd en de opmerking dat hier steeds een toelating voor nodig is van het gemeentebestuur.

 

Enkele algemene voorbeelden waarvoor een vergunning nodig is kunnen hier worden meegegeven. 

 

Voorbeeld:

'Wanneer je het openbaar domein inneemt, moet je steeds vooraf de toelating krijgen van het gemeentebestuur. Je vraagt een inname van het openbaar domein aan voor: het plaatsen van containers, het afsluiten van (een deel van) de rijbaan, een inname van stoepen en fietspaden, ...'

 

Hoe moet deze gebeuren?

 

Hier wordt verwezen naar het Eaglebe aanvraagformulier of het Eaglebe portaal. Dit kan via een link of met een button voorzien met bijvoorbeeld de tekst: nieuwe aanvraag. Zo een button kan je steeds maken via http://css3buttongenerator.com/, of uw IT coördinator kan u ook helpen. 

 

 

Er kan ook meer info worden meegegeven in verband met welke gegevens verwacht worden, hoeveel dagen op voorhand de aanvraag moet gebeuren, welke specifieke documenten moeten worden meegegeven, ...

 

Wat gaat dit kosten?

 

Hier komt een korte beschrijving van de kostprijs of wordt verwezen naar het retributie reglement. Er kan ook meer info worden meegegeven in verband met de verschillende betalingsmogelijkheden en of dit op voorhand of achteraf moet gebeuren.

 

Signalisatie

 

Hier geef je meer uitleg over de signalisatie die nodig is bij inname openbaar domein. Dit is zeer specifiek voor iedere gemeente en kan ingevuld worden volgens eigen goeddunken. Voorbeelden hierbij zijn wanneer moet signalisatie geplaatst worden, moet zelf een signalisatieplan toegevoegd worden, gebeurd de plaatsing door de gemeente of niet, ...

 

Bijkomende info

 

Hier kan verwezen worden naar de reglementen, handleidingen of contacten van de gemeente inzake inname openbaar domein. Vaak wordt er gewerkt met links naar documenten of andere pagina's op de site van de gemeente.

 

Daarnaast kan ook meer info gegeven worden over de extra mogelijkheden van Eaglebe voor de aanvrager. Denk hierbij aan hoe een aanvraag te verlengen, een betaalbewijs te downloaden, aanpassingen kunnen gebeuren, ... Al deze informatie staat op onze Helpdesk onder het Menu ‘Voor de aanvrager’.

 

Als laatste kan hier ook verwezen worden naar onze Publieke Kaart. Deze is ontwikkeld om de aanvrager te voorzien van alle nodige informatie inzake lopende innames en hinder in zijn gemeente. Dit is de beste manier voor de burger om voorziene hinder te bezichtigen en kan ook helemaal gepersonaliseerd worden via Eaglebe (publieke info). Er kan ook rechtstreeks verwezen worden naar het grondgebied van uw gemeente door de link aan te passen. Voorbeeld: app.eaglebe.com/map/lokeren of website van Poperinge: https://www.poperinge.be/verkeershinder 


Support Eaglebe

 

Eens de Golden Support periode voorbij is vallen jullie terug op onze normale helpdesk. Meer info over de Eaglebe Services kan je ook op deze Helpdesk terugvinden. 

Later kunnen de mogelijkheden van Eaglebe makkelijk uitgebreid worden met bijkomende features zoals digitaal tekenen (Verifieer), online betalen (Mollie), bestaande koppelingen met externe software, … Deze uitbreidingen zijn volledig gratis te activeren en kunnen ook al bij opstart meegenomen worden. Bijkomend zijn onze betalende modules Evenementen, Outdoors en Zonale Beperking.