Fonctionnement 

 

Eaglebe peut remplir des templates vides avec des données provenant d'une application spécifique. De cette façon, le gouvernement local économise beaucoup de travail manuel. Les templates doivent être créés à l'aide du progiciel de bureautique Apache OpenOffice. Il s'agit d'un logiciel libre et donc disponible gratuitement.    

 


 

ATTENTION: ne créez pas les templates via Word. Cela ne fonctionnera tout simplement pas pour les remplir.
 

Dans Apache OpenOffice Writer, vous pourrez créer un fichier .odt qui doit être exporté au format PDF. C'est ce PDF que vous devez ajouter sous "Mes templates", respectivement pour les occupations, les événements ou les incidents via le bouton "Upload". Vous pourrez alors générer le template par dossier.  
 

 

 

ATTENTION : Les templates sont entièrement détenus par le gouvernement local. Qu'est-ce que cela signifie ? En tant que conseil, vous êtes responsable du stockage des documents odt (qui constituent le "document source") sur un serveur. Dans Eaglebe, seule la version pdf est téléchargée. L'équipe d'Eaglebe n'a pas accès à vos documents sources et ne les enregistre pas. 


Créer/modifier un template PDF  

La création d'un nouveau template ou la modification d'un template existant se fait toujours dans l'environnement d'Apache OpenOffice Writer. Les templates utilisent des documents au format ODT (OpenDocument Text). Il s'agit d'un standard ouvert pour le stockage et l'échange de fichiers texte. Le lay-out du template est totalement libre et Apache OpenOffice offre un large éventail d'options pour formater un document texte comparable à d'autres traitements de texte. 


Lors de la création d'un nouveau template ou de la modification d'un template existant, il est possible de laisser de l'espace à n'importe quel endroit du document, qui sera par la suite rempli avec des valeurs spécifiques liés à l'application considérée lors de la génération d'un document dans Eaglebe. Il est recommandé de toujours travailler avec des tableaux, car cela permet de bien remplir les valeurs (si vous travaillez avec du texte continu, vous aurez souvent trop ou trop peu d'espace blanc). Il peut s'agir de valeurs telles que le nom du demandeur, la période d'une occupation spécifique, le lieu, etc.
 

Étape 1 : Commencez par ajouter le "texte fixe" au template, par exemple :
 

"Cher, 


Nous vous autorisons à organiser l'événement suivant. 

Nom événement
Période
Localisation

Veuillez lire attentivement nos conditions générales et particulières. 


Cordialement, 


Maire         Directeur général". 

 

Étape 2 : Après cela, vous pouvez commencer par les champs de saisie spécifiques qu'Eaglebe doit remplir.
 

Des zones de texte sont utilisées pour remplir l'espace prévu avec les informations correctes. Pour pouvoir ajouter ces zones de texte, la barre d'outils 'Contrôles' doit être activée.  

Ceci peut être fait via le menu 'Affichage’ →'Barre d’outils’' →'Contrôle de formulaire'.
 

Une fois activée, la barre ci-dessous devient visible :
 

 


A l'aide du bouton -Le mode design peut être activé, après quoi il est possible d'ajouter les zones de texte souhaitées au document.  

Pour ce faire, utilisez l'élément de commande suivant ‘Zone de texte’ ().  


 

 

Après avoir ajouté la zone de texte, la fenêtre Propriétés peut être ouverte en double-cliquant dessus. Sous l'onglet général, vous trouverez un large éventail de propriétés, notamment: ‘Nom’, ‘Ancrer’, ‘Police’, ‘Bordure’, ‘Type de texte’. Celles-ci déterminent les principales propriétés de la manière dont la zone de texte sera remplie lors de la génération de documents dans Eaglebe et seront brièvement expliquées ci-dessous.
 

 

 

  • Nom: propriété la plus importante de la zone de texte, ceci déterminera avec quelles données la zone de texte sera remplie par Eagle. Plus loin dans ce manuel, vous trouverez un tableau avec les noms corrects et les éléments possibles qui peuvent être utilisés dans le modèle. 

  • Lecture seule: doit être réglé sur oui, sinon les zones de texte sont toujours modifiables après l'envoi de l'autorisation par e-mail. 

  • Ancrer: détermine le comportement de la zone de texte lors de la modification de la page, du paragraphe ou de la ligne. Si l'option 'En tant que caractère' est sélectionnée ici, la zone de texte peut être ajoutée à une ligne ou à l'intérieur d'une ligne sans qu'elle saute. 

  • Police: il est possible d'ouvrir ici une fenêtre supplémentaire dans laquelle les paramètres de police corrects peuvent être sélectionnés afin que le texte à remplir corresponde au style du document prédéfini.  

  • Bordure : s'assure qu'il y a ou non un cadre autour du champ de texte ajouté.  

  • Type de texte: Utilisez "ligne simple" si le champ est "court". Si votre champ contient beaucoup de caractères, comme la motivation de l'autorisation ou la descriptionCandidat, vous pouvez envisager de sélectionner "Plusieurs lignes" ici. Assurez-vous également que la taille de votre champ est suffisamment grande pour accueillir tout ce texte. 


Exporter au format PDF 

 

Lorsque le template a été entièrement modifié et complété avec les champs de texte nécessaires, il doit toujours être exporté au format PDF car Eaglebe attend ce format comme template.  


Avant d'exporter, il est important d'ajouter une dernière page blanche au document ODT. Eaglebe imprimera toujours une carte d'ensemble à la dernière page du modèle pour cette demande ou ce permis. Bien sûr, il est toujours possible d'utiliser des en-têtes ou des pieds de page pour que cette dernière page soit également adaptée à l'apparence de l'ensemble.  


L'exportation au format PDF peut se faire via le menu 'Fichier' →'Exporter comme PDF...'. Cela ouvre une nouvelle fenêtre avec beaucoup d'options, la chose la plus importante à vérifier ici est de savoir si l'option'créer un formulaire PDF' et ensuite'autoriser les doublons de noms de champs' sont cochés. Si cette option n'était pas activée, chaque zone de texte unique ne pouvait être utilisée qu'une seule fois lors de la génération d'un PDF à partir d'Eaglebe. S'il y a beaucoup d'images dans le template créé, une compression JPEG peut être utilisée pour maintenir la taille du fichier dans les limites. Après tout, avec une compression de 50 à 60%, visuellement, il n'y a pas encore une grande différence. 


Cliquez ensuite sur 'Exporter' et choisissez un nom de fichier sans ambiguïté pour le PDF nouvellement généré, qui peut également être clairement interprété par les utilisateurs finaux d'Eaglebe, car dans de nombreux cas, il sera copié dans l'interface Eagle. Veuillez noter que le nom du fichier ne peut pas comporter plus de 60 caractères pour être ajouté dans Eaglebe.  
 

 

Liens utiles 

Téléchargez le logiciel de bureau Apache OpenOffice : 

  

Manuel de démarrage et d'utilisation d'Apache OpenOffice (en anglais) :  

 

Vue d'ensemble des champs de texte possibles  

 

Champs relatifs à l'occupation 

  • adresseoccupation     (adresse de l’occupation) 

  • descriptiondemandeur     (déscription de l’occupation  - donné par le demandeur) 

  • dateDemande     (date de la demande) 

  • superficieDemande     (superficie de la demande) 

  • periode     (période) 

  • sommejours     (nombre de jours de l’occupation)  

  • sommejoursfull     (le nombre exact de jours et d'heures)  

  • eagleid  

  • powalcoId     (id powalco correspondant à l'occupation) 

  • customoccupationtype     (type custom de l’occupation)

  • periodeContinue     (oui/non, donc periodeContinue? Oui ou non) 

  • joursOuvrables     (oui/non, donc joursOuvrables? Oui ou non) 

Champs relatifs à l'autorisation 

  • motivationautorisation (motivation de l’autorisation - remplir à ‘générer pdf’ dans autorisation) 

  • today (date d’aujourd’hui)

Champs relatifs aux coördonnées 

  • contactType     (type de contact - particulier, entreprise, …) 

  • nom     (prénom + nom) 

  • ruenro     (rue + numéro) 

  • codepostalcom     (code postal + commune) 

  • gsm  

  • societe  

  • tva  

  • email  

  • nomEntrepreneur  

  • gsmEntrepreneur 

  • nomsignalisation  

  • gsmsignalisation  

  • nomCommanditaire  

  • gsmCommanditaire  

Champs relatifs au prix 

  • prixcalculé  

  • prixtotal 

  • prixautres  

  • prixsignalisation  

  • prixmodifie  

  • caution  

  • modePaiement  

  • datePaiement 

  • remarqueFacturation     (remarques facturation - visible pour le demandeur) 

  • remarqueStatut     (remarques Statut du paiement - facturation interne) 

  • prixnadar 

Champs supplémentaires relatifs aux événements (uniquement pour la module Événements !) 

  • evenementnom  

  • evenementtypefr  

  • evenementDescription  

  • nomevenement  

  • gsmevenement  

  • emailevenement  

  • nomsecurite     (nom du responsable securité) 

  • gsmsecurite  

  • emailsecurite  

  • periode     (La durée totale de l'événement, du début de la construction jusqu'à la fin de la démolition) 

  • debutConstruction 

  • debutEvenement 

  • finEvenement 

  • finDemolition 

 
Configurations Templates  

 

Lorsque vous générez un permis dans Eaglebe, vous pouvez faire remplir différents noms sur le template. Pour voir les différentes combinaisons dans les permis, vous devez ajouter tous les noms ici.  


 

 

Habituellement, ce sont le directeur général et le bourgmestre qui doivent signer le permis, mais ce n'est pas le cas pour tous les conseils et, de plus, il arrive que cela ne s'applique pas. Que se passe-t-il si le bourgmestre est temporairement remplacé par un "bourgmestre intérimaire" ? Tous les templates doivent-ils être adaptés à la nouvelle situation ? Non, Eaglebe offre la possibilité de créer différentes combinaisons de noms et de fonctions ci-dessus, qui peuvent être sélectionnées pendant la génération des documents.
 

Par défaut, le template comporte 4 zones de texte en bas. Cela peut être fait en utilisant la méthode décrite ci-dessus. Les noms des zones de texte sont :  

 

nomgauche 

Nom à signer à gauche du document   

fonctiongauche 

Fonction qui va avec ce nom   

nomdroite 

Nom à signer à droite du document   

fonctiondroite 

Fonction qui va avec ce nom   

   

Il est important, lors de la création de ces zones de texte dans le template, d'indiquer dans le champ des propriétés de la zone de texte le nom/la fonction de la personne qui signera habituellement le document. Après avoir exporté le pdf et l'avoir ajouté comme modèle à Eaglebe, il peut être utilisé.
  

Utiliser les options de la liste déroulante lors de la création du permis   

 

Naviguez vers l'application via permis -> aperçu -> demande. Pour approuver une demande, un document doit toujours être généré. Vous pouvez le faire à partir de l'onglet Documents. Ici, vous pouvez utiliser le bouton "générer un permis" pour créer un nouveau document d'autorisation. Outre l'ajout d'une éventuelle motivation, vous pouvez également ajuster "nom et fonction à gauche" et "nom et fonction à droite". Par défaut, cette option sera définie comme "template defailt", ce qui signifie que le champ de texte qui a été rempli comme valeur standard lors de la création du template sera affiché dans le pdf. Ensuite, vous pouvez choisir l'option "aucune valeur", ce qui garantit que les deux zones de texte (nom et fonction) restent vides. Enfin, vous pouvez choisir entre les combinaisons que vous avez faites dans la fenêtre de gestion.  


  

Tiers 

 

Dans Eaglebe, il est possible d'ajouter une liste de distribution pour envoyer des documents à une liste de destinataires standard. Ces destinataires peuvent être ajoutés via " Gestion - Documents - Tiers ". Vous pouvez y ajouter plusieurs destinataires sur la base d'un nom et d'une adresse électronique.  

 

 

  

Lorsque vous souhaitez envoyer des documents à partir de l'onglet Documents (pour en savoir plus, consultez la rubrique Traitement du dossier), vous avez désormais la possibilité de sélectionner les destinataires par défaut ajoutés. Lors de l'envoi, les documents seront donc envoyés aux adresses électroniques des destinataires.