Vanaf EagleBe 4.1.2 is het mogelijk om te communiceren met de aanvrager omtrent de onvolledigheid van het dossier. Sinds Eaglebe 4.4.1 is het ook mogelijk om het aanvraagformulier opnieuw te laten wijzigen door de aanvrager zelf!

 

Hoe ga je hiervoor te werk ?

 

Bij het tabblad 'Aanvraag' kan je aangeven of het dossier onvolledig is of niet. Dit doe je door 'Is de aanvraag onvolledig?' aan te vinken. Hierbij kan je een opmerking toevoegen. 

 

Deze opmerking kan voor intern gebruik zijn (de aanvrager wordt niet op de hoogte gesteld) of je kan het bericht ook naar de aanvrager versturen. Dit laatste doe je door 'Verstuur dit bericht naar de aanvrager' ook aan te vinken. Wanneer je op 'Opslaan' drukt, verandert de status naar 'Onvolledig' en krijgt de aanvrager een mail met de melding dat zijn aanvraag onvolledig is. 

 

De gebruiker die de aanvraag op onvolledig heeft gezet, krijgt de taak 'Opvolging' om de feedback te kunnen opvolgen, en het dossier uit Onvolledig te kunnen halen wanneer alle informatie beschikbaar is om het dossier te behandelen. Dit kan daarnaast ook door iedereen die de rol ‘Validatie’ heeft. 

 

 

De aanvrager zal per mail een melding krijgen dat het dossier onvolledig is. Via zijn Portaal (een account aanmaken is dus verplicht) zal hij zien dat hij berichten heeft ontvangen.

 

Bij het openen van het bericht ziet de aanvrager de melding van de dossierbehandelaar:

 

 

De aanvrager kan:

 

  1. Op dit bericht reageren. Wanneer een reactie verstuurd wordt door de aanvrager, verandert de status van het dossier naar 'Feedback'. De gebruiker die de taak 'Opvolging' had, krijgt nu de taak 'Feedback': Er is feedback gekomen van de aanvrager. 

  2. De aanvraag aanpassen. Met deze optie kan hij zijn originele aanvraag terug openen en wijzigingen aanbrengen. 

  3. Zowel op het bericht reageren als zijn aanvraag aanpassen (combinatie van beiden). 

 

Afhankelijk van de keuze hierboven, zal de behandeling deze werkwijze volgen:

 

  1. De gebruiker met taak 'Feedback' kan de reactie van de aanvrager evalueren. Is er nog meer informatie nodig, dan kan hij nog een bericht sturen naar de aanvrager. Is alle informatie over het dossier nu beschikbaar en kan deze verder behandeld worden, kan het dossier uit 'Onvolledig' gehaald worden door de checkbox ‘Is de aanvraag onvolledig?’ uit te vinken en op te slaan:

 

 

Het dossier bevindt zich nu in status 'Validatie' en kan verder behandeld worden. Er is geen communicatie meer mogelijk tussen medewerker en aanvrager, gezien zowel dossierbeheerder als aanvrager enkel kunnen reageren op het bericht zolang de status van het dossier op 'Onvolledig' of 'Feedback' (= wanneer de aanvrager geantwoord heeft) staat. 

 

  1. De aanvrager wijzigt zijn aanvraag (bv: periode aanpassen, beschrijving aanpassen, etc.). In de back-office zal een taak ‘Feedback’ worden toegewezen en de gebruiker die de aanvraag opent zal zien dat de status ‘Aangepast’ zal zijn. Dit wilt zeggen dat de aanvrager bepaalde wijzigingen heeft volbracht aan zijn of haar aanvraagformulier. Welke wijzigingen dit zijn, zal je gemeld worden via de Communicatie op het tabblad ‘Aanvraag’. Is alle informatie over het dossier nu beschikbaar en kan deze verder behandeld worden, kan het dossier uit 'Onvolledig' gehaald worden door de checkbox ‘Is de aanvraag onvolledig?’ uit te vinken en op te slaan.

 

  1. Exact dezelfde werkwijze als bij puntje 2, al zal je naast de wijzigingen ook het bericht kunnen lezen dat de aanvrager achter liet. 

 

De dossierbeheerder kan in zijn settings instellen dat hij mails wenst voor de taak 'Feedback'. 

 

! Let op: bij een verlenging zal het niet meer mogelijk zijn om de aanvraag te laten aanpassen door de aanvrager. Hier zal het enkel mogelijk zijn om op het bericht te reageren (lees optie 1 van hierboven). 

 

Het dossier kan in alle statussen (met uitzondering van ‘goedgekeurd’) op onvolledig gezet worden, maar wanneer het uit onvolledig wordt gezet, komt de status opnieuw in Validatie.