Om eenvoudig aanvragen te kunnen verwerken van de houders van een jaarvergunning, ontwikkelde EagleBe de module 'Jaarvergunningen'. In dit helpdesk artikel kom je meer te weten over de werking en de mogelijkheden van deze module.


Hoe ga je te werk ?

Eerst moet je de gebruikers importeren die gemachtigd zijn om de jaarvergunning aan te vragen. Dit doe je door naar Beheer > Inname Types > Jaarvergunningen te navigeren en te klikken op ‘Upload gemachtigdenlijst’.



Hierbij moet er een .csv bestand toegevoegd met het e-mailadres, KBO-nummer en bedrijfsnaam van de gemachtigde persoon. Als header (=eerste regel) moet er staan:


‘email, kbo, company’

Hierna is elke regel een nieuwe gebruiker, met opgelijst: emailadres, kbo-nummer, bedrijf. Zoals in onderstaand voorbeeld:





Je kan types toevoegen die zullen verschijnen in het aanvraagformulier indien de gebruiker gemachtigd is om een jaarvergunning aan te vragen. Hiervoor dien je onderstaande instelling te activeren:




Een gemachtigde gebruiker moet zich aanmelden (dit kunnen jullie communiceren naar de aanvrager toe; Zij moeten een account aanmaken met hetzelfde e-mailadres als toegevoegd in de lijst met gemachtigde gebruikers), anders zal hij de ‘jaarvergunning’ type innames niet kunnen raadplegen en aanvragen. 


Hij kan dan een type ‘Jaarvergunning’ aanvragen, maar ook de ‘gewone’ types.


De rest van aanvraagformulier wordt zoals een ‘gewone aanvraag’ ingevuld.


Back-office zal een aanvraag van type ‘Jaarvergunning’ op verschillende wijze binnenkomen dan een niet-jaarvergunning. 


De status van het dossier gaat namelijk meteen naar ‘Autorisatie’ (er hoeft dus niet meer gevalideerd te worden, een signalisatieplan opgemaakt te worden, advies opgevraagd worden, … Maar indien gewenst, kan het dossier wel steeds aangepast worden (zone, periode, signalisatie plan, …).


De prijs van de aanvraag van type ‘Jaarvergunning’ staat standaard op 0 (=gratis).



Indien groen licht van het bestuur, kan er snel een vergunning gegenereerd worden (adhv. template naar keuze); De vergunning is meteen goedgekeurd.

                                                      


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Per jaar kan er een lijst met de gemachtigde gebruikers en het aantal goedgekeurde jaarvergunningen gedownload worden:




Aan de hand van deze aantallen per gebruiker kan de eigen interne facturatie opgemaakt worden. 


Daarnaast is het belangrijk om een nieuwe lijst van gemachtigde gebruikers te uploaden (indien deze verschillend is van het vorige jaar). Eaglebe behoudt enkel de laatste geïmporteerde lijst als lijst van ‘gemachtigde gebruikers’.


Ook indien er, tijdens het jaar, een nieuw bedrijf zou bijkomen of er een bedrijf zou moeten verwijderd worden uit de lijst van ‘gemachtigde gebruikers’, moet er een nieuwe lijst worden geïmporteerd van deze gebruikers (deze die verwijderd moeten worden, mogen niet toegevoegd worden aan de import, en omgekeerd). 


In de export worden alle bedrijven bijgehouden met het aantal goedgekeurde Jaarvergunningen per jaar. Indien (niet) meer gemachtigd, zal er ‘False’ bij de naam van de gebruiker staan.