Via de module 'Principiële goedkeuring' kan voor specifieke types evenementen gewerkt worden met een principiële aanvraag. Hierdoor kan een evenement reeds geruime tijd op voorhand aangevraagd worden dmv een verkort aanvraagformulier. In dit artikel overlopen we de werking van deze module in meer detail.



Voor de aanvrager

Via onze module 'Principiële goedkeuring' kan de organisator van een evenement dit reeds geruime tijd op voorhand aanvragen bij de desbetreffende stad of gemeente. Dit doet hij via een principiële aanvraag, waarbij enkel naar cruciale elementen van het evenement wordt gevraagd (periode, locatie, verwacht aantal bezoekers, ...). Zo kan een locatie en periode al gereserveerd worden, maar moet de organisator nog niets meegeven inzake security, het gebruik van drones, het verwacht aantal decibel, ...


Wanneer de principiële aanvraag beschikbaar is voor het type evenement, zal de organisator de keuze krijgen om:

  • Zijn aanvraag te vervolledigen op basis van een reeds goedgekeurde principiële aanvraag (op basis van referentie). Alle gegevens van de principiële aanvraag worden overgenomen en de aanvullende informatie kan worden toegevoegd.
  • Een principiële goedkeuring aan te vragen: de organisator kan een verkort aanvraagformulier invullen met enkel  de essentiële informatie van het evenement. Deze aanvraag (indien goedgekeurd) kan later gebruikt worden om het volledige aanvraagformulier te vervolledigen.
  • Meteen een volledige aanvraag in te dienen: de organisator kan het volledige aanvraagformulier invullen wanneer alle informatie reeds gekend is.




Wanneer de organisator een principiële aanvraag indient, zal hij moeten wachten tot deze is goedgekeurd alvorens hij de aanvraag kan vervolledigen. Eens de principiële aanvraag is goedgekeurd, kan de organisator de referentie van deze goedgekeurde aanvraag gebruiken om de volledige aanvraag in te dienen. De organisator zal 2 keer een mail krijgen ter herinnering:

  • Eerste mail wanneer de notificatietermijn bereikt is (zie instellingen)
  • Tweede mail wanneer de helft bereikt is tussen de notificatie- en indien termijn

Voor de verwerker

Wanneer een evenement principieel wordt aangevraagd zal dit binnenkomen als een apart dossier binnen EagleBe (zie afbeelding). Net zoals een volwaardige evenement aanvraag is het mogelijk gegevens aan te passen, signalisatie toe te voegen, advies te vragen, ... of dit kan ook snel worden goedgekeurd.



In de autorisatiefase kan de aanvraag principieel worden goedgekeurd, waarop de aanvrager een mail ontvangt ter bevestiging en met verdere instructies. De aanvrager kan de referentie van de principiële goedkeuring gebruiken om de evenement aanvraag te vervolledigen op een later tijdstip. 


De aanvraag kan altijd vervolledigd worden, al zal de aanvrager wel een melding ontvangen wanneer de indien termijn is overschreden.



Instellingen

Om van start te gaan met onze module 'Principiële goedkeuring' dienen binnen het menu 'Beheer - Aanvraagformulier - Evenement types' enkele instellingen te worden aangepast:

  • Principiële goedkeuring: Hier kan je selecteren voor welk type evenement gewerkt wordt met een principiële goedkeuring.
  • Indientermijn: Hoeveel dagen voor de start van het evenement het aanvraagformulier kan vervolledigd worden.
  • Notificatietermijn: Hoeveel dagen voor de start van het evenement de aanvrager een mail zal ontvangen ter herinnering.



In bovenstaand voorbeeld zal voor het evenement type 'Concert, muziekfestival' gewerkt worden met een 'Principiële goedkeuring'. Hierbij gelden volgende termijnen:

  • Het evenement zelf kan vanaf 60 dagen op voorhand aangevraagd worden
  • Wanneer de principiële aanvraag is goedgekeurd, zal de aanvrager 30 dagen voor start van het evenement een herinneringsmail ontvangen. Hierbij wordt de aanvrager op de hoogte gebracht van de termijnen en aangespoord om zijn aanvraag tijdig te vervolledigen.
  • 14 dagen voor de start van het evenement zal de aanvrager de melding krijgen dat de indien termijn overschreden is en de aanvraag mogelijks niet langer zal worden goedgekeurd.